Przekazywanie akt do Archiwum:
- Przekazywanie akt do archiwum uczelnianego odbywa się w oparciu o harmonogram wprowadzany corocznie zarządzeniem Rektora US.
- Komórka merytoryczna zgłasza przekazanie akt do Archiwum wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym na 2 tygodnie przed planowanym terminem przekazania.
- Akta przekazuje się do archiwum uczelnianego na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego sporządzonego oddzielnie dla akt kategorii A /4 egzemplarze/ i kategorii B /3 egzemplarze/. Jeden egzemplarz spisu pozostaje w komórce organizacyjnej, pozostałe otrzymuje archiwum uczelniane. Spis zdawczo – odbiorczy sporządza się jeden z całej komórki organizacyjnej. Przyjmowanie pojedynczych akt do archiwum uczelnianego jest niedozwolone.
- Akta należy przekazywać kompletnymi rocznikami.
- Archiwum US przyjmuje wyłącznie akta uporządkowane.
- Akta przejmowane przez Archiwum Uczelniane powinny być uporządkowane przez pracowników macierzystej komórki organizacyjnej. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć:
a/ ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu); do akt przekazywanych do Archiwum US dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne , jak np. spisy spraw, kartoteki, skorowidze,
b/ ponumerowanie stron poszczególnych akt kat. A,
c/ usunięcie z materiałów archiwalnych (kat. A) części metalowych,
d/ właściwe opisanie teczek
- W przypadku niewłaściwego przygotowania dokumentacji do przekazania przez daną komórkę merytoryczną, pracownik Archiwum może odmówić jej przyjęcia
Przekazywanie akt osobowych studentów do Archiwum
- Akta osobowe studentów przejmowane przez Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę merytoryczną. Przez uporządkowanie rozumie się:
a/ akta osobowe absolwentów przekazuje się kierunkami studiów i kompletnymi rocznikami, z podziałem na: studia stacjonarne, niestacjonarne, licencjackie, uzupełniające magisterskie, jednolite magisterskie, podyplomowe.
Powyższy podział dotyczy również akt osobowych studentów skreślonych.
b/ akta poszczególnych studentów przekazywane są w teczkach tekturowych, na których widnieje imię, nazwisko, numer albumu, kierunek studiów, system studiów, data rozpoczęcia i zakończenia studiów, skreślenia ze studiów.
c/ do każdej teczki studenckiej należy dołączyć „kartę zawartości teczki studenta” /załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora US nr 24/2013 /
d/ kolejność ułożenia dokumentów w teczce studenta:
– dyplom wraz z suplementem/ zaświadczenie o ukończeniu studiów podyplomowych/ karta skreślenia/,
– karty egzaminacyjne,
– protokół z obrony pracy dyplomowej,
– recenzje pracy dyplomowej,
– pozostała dokumentacja obrazującą przebieg studiów,
– egzemplarz pracy dyplomowej /bez twardej oprawy, dwustronnie drukowany, z hasłami /
Zawartość teczki studenta szczegółowo określa:
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r., Dz. U. 2018, poz. 1861, dla teczek studentów od roku akademickiego 2019/2020;
Harmonogram przekazywania akt do Archiwum:
Zarządzenie nr 1/2022 Rektora US
Zarządzenie nr 1/2021 Rektora US