Przekazywanie akt do Archiwum:

  1. Przekazywanie akt do archiwum uczelnianego odbywa się w oparciu o harmonogram wprowadzany corocznie zarządzeniem Rektora US.
  2. Komórka merytoryczna zgłasza przekazanie akt do Archiwum wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym na 2 tygodnie przed planowanym terminem przekazania.
  3. Akta przekazuje się do archiwum uczelnianego na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego sporządzonego oddzielnie dla akt kategorii A /4 egzemplarze/ i kategorii B /3 egzemplarze/. Jeden egzemplarz spisu pozostaje w komórce organizacyjnej, pozostałe otrzymuje archiwum uczelniane. Spis zdawczo – odbiorczy sporządza się jeden z całej komórki organizacyjnej. Przyjmowanie pojedynczych akt do archiwum uczelnianego jest niedozwolone.
  4. Akta należy przekazywać kompletnymi rocznikami.
  5. Archiwum US przyjmuje wyłącznie akta uporządkowane.
  6. Akta przejmowane przez Archiwum Uczelniane powinny być uporządkowane przez pracowników macierzystej komórki organizacyjnej. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć:

a/ ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie sprawy chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu); do akt przekazywanych do Archiwum US dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne , jak np. spisy spraw, kartoteki, skorowidze,

b/ ponumerowanie stron poszczególnych akt kat. A,

c/ usunięcie z materiałów archiwalnych (kat. A) części metalowych,

d/ właściwe opisanie teczek

  1. W przypadku niewłaściwego przygotowania dokumentacji do przekazania przez daną komórkę merytoryczną, pracownik Archiwum może odmówić jej przyjęcia

 

Przekazywanie akt osobowych studentów do Archiwum

  1. Akta osobowe studentów przejmowane przez Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę merytoryczną. Przez uporządkowanie rozumie się:

 

a/ akta osobowe absolwentów przekazuje się kierunkami studiów i kompletnymi rocznikami, z podziałem na: studia stacjonarne, niestacjonarne, licencjackie, uzupełniające magisterskie, jednolite magisterskie, podyplomowe.

Powyższy podział dotyczy również akt osobowych studentów skreślonych.

b/ akta poszczególnych studentów przekazywane są w teczkach tekturowych, na których widnieje imię, nazwisko, numer albumu, kierunek studiów, system studiów, data rozpoczęcia i zakończenia studiów, skreślenia ze studiów.

c/ do każdej teczki studenckiej należy dołączyć „kartę zawartości teczki studenta” /załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora US nr 24/2013 /

d/ kolejność ułożenia dokumentów w teczce studenta:

dyplom wraz z suplementem/ zaświadczenie o ukończeniu studiów podyplomowych/ karta skreślenia/,

karty egzaminacyjne,

protokół z obrony pracy dyplomowej,

recenzje pracy dyplomowej,

pozostała dokumentacja obrazującą przebieg studiów,

egzemplarz pracy dyplomowej /bez twardej oprawy, dwustronnie drukowany, z hasłami /

Zawartość teczki studenta szczegółowo określa:  

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r., Dz. U. 2018, poz. 1861, dla teczek studentów od roku akademickiego 2019/2020;

Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r., Dz. U. 2016, poz. 1554

Harmonogram przekazywania akt do Archiwum:

Zarządzenie nr 1/2019 Rektora US,